Het is deze week de week van de werkstress. Een mooi moment om stil te staan bij het organiseren van je mailbox. Want wist jij dat uit onderzoek van de Nederlandse beroepsvereniging van Professionals Organizers blijkt dat ruim 30% van de werkende Nederlanders stress ervaart die samen hangt met hun werkmail? Gelukkig kan jij weer grip krijgen op je mailbox en overzicht krijgen.
De tips voor grip op je mailbox
- Probeer een paar keer per dag je mail te checken en je mail dus niet de gehele dag open staan. Zo kan je de mails achter elkaar verwerken en ben je niet steeds afgeleid door binnenkomende mails of door ‘even gauw tussendoor’ een mail weg te werken.
- Heb een mail het liefst maar 1 keer ‘in handen’. Kost het uitvoeren van de mail minder dan 5 minuten? Handel de mail meteen af. Kost het meer tijd om hem af te handelen? Plan het in je agenda, zodat je er ook echt tijd voor vrij maakt.
- Maak mappen aan. Denk bijvoorbeeld aan ‘afgehandeld’, ‘nieuwsbrieven’, ‘klant X’ of ‘in afwachting’. Zodra je een mail hebt afgehandeld kan meteen je hem in de juiste map zetten. Op deze manier heb je alleen de mails die je nog moet behandelen in de inbox staan.
- Gebruik niet te veel mappen en submappen in je mailbox. Hoe meer mappen je hebt, hoe langer het duurt voordat je een mail in de juiste map hebt gearchiveerd, maar het terugzoeken duurt ook vaak langer.
- Krijg je vaak mails binnen waar je niets mee doet, zoals nieuwsbrieven of reclame? Meld je voor deze mails af.
Welke tip ga jij toepassen voor meer overzicht op je mailbox?
Bronnen: www.kennethsmit.com, www.streetsahead.nl, www.productivemag.nl, www.timemanagement.net
