E-mails die binnenstromen, een collega die je vraagt iets te doen (en het liefst zo snel mogelijk!!), telefoontjes die binnenkomen, (Teams)vergaderingen... Veel van de werkenden hebben dagelijks te maken met dit soort werkonderbrekingen en aandacht afleiders. Heb je de neiging om op elk verzoek in te gaan, omdat je het lastig vindt iemand anders teleur te stellen? Dan kan je echt ondergesneeuwd raken onder al die extra taken en verzoeken.
Op zo’n moment kan het maken van een planning aan de hand van het Eisenhower-model jou helpen om orde te krijgen in die chaos.
De prioriteitenmatrix
De matrix van Eisenhower bestaat uit 4 vakken die ontstaan door twee tegenstellingen tegenover elkaar te zetten: belangrijk vs. onbelangrijk en dringend vs. niet dringend. Je krijgt dan de matrix zoals weergegeven in bovenstaande foto.
Vak 1: belangrijk en dringend
Dit zijn taken die direct aandacht nodig hebben. Denk bijvoorbeeld aan ongelukken, spoedaanvragen, deadlines op zeer korte termijn. Je moet direct ingrijpen en deze taak moet je dan ook uitvoeren. Let wel op: als je veel van dit soort taken hebt, heb je weinig tijd voor taken die in je planning staan. Veel acute taken geven vaak stress.
Vak 2: Belangrijk en niet dringend
Dit bijvoorbeeld zijn taken zoals het voorbereiden/maken van een presentatie die je volgende week hebt, huishoudelijke taken of administratie. Ze moeten wel gedaan worden, maar niet direct nu. Deze taken kan je inplannen. Het consequent inplannen van deze taken zorgt ervoor dat je taken uit vak 1 kan verminderen.
Vak 3: onbelangrijk en dringend
Dit zijn vaak de taken die je huidige taak ‘verstoren’. Denk bijvoorbeeld aan binnenkomende mails of telefoontjes. Het aannemen van deze taken zijn vooral dingende taken voor anderen en verstoren voor jou de focus op de taken die voor jou prioriteit zijn. Tegen deze taken kan je ‘nee’ zeggen of delegeren.
Vak 4: onbelangrijk en niet dringend
De activiteiten die in vak 4 vallen hebben geen prioriteit en kan je het beste bewaren voor een rustig moment. Denk onder andere aan het scrollen door social media, het overmatig checken van je mail of je telefoon. Als je het al druk hebt, dan worden deze activiteiten ingezet voor het uitstellen van taken die wél prioriteit hebben.
Stel de vraag
Met het Eisenhower-model kun je slimmer werken en leven, zolang je elke taak indeelt in een van de vier categorieën. Zo weet je altijd:
- Waar je meteen aan moet beginnen
- Waar je daarna mee aan de slag kunt
- Wat je kunt delegeren aan een collega, netwerkpartner of je eigen partner
- Wat je niet zou moeten doen
Bron: www.carrieretijger.nl, www.bestuursacademie.nl
